Niklas K.

Kaufmann für Büromanagement im 2. Ausbildungsjahr

Nachtschicht

Liebe Blogger-Leser, da ich meine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement im Hotel mache und die Rezeption 24 Stunden am Tag besetzt ist, kommt es hin und wieder einmal vor, das ich die Nachtschicht übernehme. Heute will ich Euch mal den typischen Ablauf einer Nachtschicht beschreiben.

  • Der Nachtdienst beginnt 22:30 Uhr und endet 07:00 Uhr.

    Zuerst spricht man mit dem Spätdienst anhand des Übergabebuchs über offene Anreisen und die Minimumrate für den jeweiligen Tag.

    Dann wird die Schlüsselschublade kontrolliert, ob fehlende Schlüssel ausgetragen sind. Im Übergabebuch findet man alle relevanten Informationen für den Tag.

    Wenn eine Tagung beendet wurde, wird die Beschilderung entfernt und gegebenenfalls für den Folgetag angebracht. Dasselbe gilt für die reservierten Parkplätze direkt vor dem Hotel. Auch das Auffüllen des Behälters für Scheibenreinigung sowie die Reinigung der dazu gehörigen Utensilien gehört dazu.

    Falls die Bar geschlossen ist, können die Gäste Getränke und Snacks an der Rezeption kaufen. Dies muss auf einer Liste notiert werden, damit der Frühdienst den Betrag auf die jeweilige Rechnung buchen kann. Roomservice übernimmt die Rezeption.

    Des Weiteren wird vom Nachtdienst der Schrank im Front-Office für das Housekeeping kontrolliert und auf der Hausdamenliste notiert, was nachgefüllt werden muss (Kopfkissen, Bademäntel, Handtücher, Schlappen etc.…).

    Weckrufe werden notiert und in die Weckliste eingetragen.

    Der Nachtdienst druckt die Meldescheine aus, schreibt Zimmerkärtchen mit Anreisedatum und Abreisedatum, heftet diese an die Meldescheine und sortiert sie in die Anreisebox ein. So findet der Spätdienst schnell die Unterlagen des Gastes.

    Die Nachtschicht führt den Tagesabschluss durch. Dazu werden die jeweiligen Reports gedruckt und in die hausinternen Fächer verteilt. Durch den Tagesabschluss wird der Tag im System „beendet“. Auf den Reports, welche durch den Tagesabschluss automatisch ausgedruckt werden, kann man unter anderem die Einnahmen des kompletten Tages sehen, welche zur Weiterverarbeitung an die Buchhaltung gehen. Über die Trial Balances, welche auch automatisch gedruckt werden, kann man auch sehen in welchem Bereich wir wieviel Geld eingenommen haben. Diese werden jeden Tag in eine Vorlage eingetragen. Leere Zellen, also bei denen nichts eingenommen wurde, werden rausgelöscht. Stimmen die Beträge mit dem Ausdruck überein, kann es in die Buchhaltung weitergeleitet werden. 

    Vor Abmelden der Kasse muss kontrolliert werden, ob es noch offene Anreisen gibt. Wenn ja, müssen 06:00 Uhr p.m. Buchungen storniert werden oder Buchungen auf No Show gesetzt werden, also Nicht-Anreisen.

    Um 04:30 Uhr backt der Nachtdienst Brötchen für den Service, um einem reibungslosen Start für das Frühstück zu gewährleisten.

    Die vorhandene Checkliste für den Nachtdienst erleichtert das Abarbeiten der Aufgaben und sorgt dafür, dass man nichts vergisst.

    Also wie Ihr seht, gibt es auch in der Nachtschicht jede Menge zu tun und es kommt keine Müdigkeit auf!

    Bis bald
    Niklas