Niklas K.

Kaufmann für Büromanagement im 2. Ausbildungsjahr

An der Rezeption

Liebe Blogger – Leser,  von Januar bis März werde ich an der Rezeption arbeiten. Ich freue mich auf die Kombination von Verwaltungsarbeiten und dem täglichen Kontakt mit den Gästen. Wie ein ganz normaler Arbeitstag an der Rezeption aussieht, werde ich euch in meinem neuen Blog beschreiben.

  • Ein ganz normaler Arbeitstag an der Rezeption sieht wie folgt aus:

    Der Empfang ist 24 Stunden besetzt. Somit wird in 3 Schichten gearbeitet:

    • Frühdienst von 06:30 – 15:00 Uhr
    • Spätdienst von 14:30 – 23:00 Uhr
    • Nachtdienst von22:30 – 07:00 Uhr


    Zu Beginn jeder Schicht erfolgt eine Übergabe, bei der die ablösende Schicht über alle wichtigen Infos, Termine oder Besonderheiten informiert wird und die Kasse gezählt wird. Dann geht’s auch schon los!

    Am Vormittag checken die Gäste aus. In einem speziellen Programm wird die Rechnung gestellt, das Parkticket entwertet, die Schlüsselkarte entgegen genommen und der Gast nach seiner Zufriedenheit gefragt.

    In der Zeit zwischen Ab- und Anreise pflege ich Kundendaten am PC ein und schaue, wie viele Check outs und Check-ins für den Tag erwartet werden, ob Gäste mit speziellen Wünschen anreisen oder nehme telefonische Reservierungen laut Standard an.

    Je nach Belegung des Hotels arbeiten wir im Team. Denn nur wenn wir auch mit den anderen Abteilungen wie Housekeeping oder Service zusammen arbeiten, ist ein reibungsloser Ablauf möglich.

    Ab 15:00 Uhr reisen die ersten Gäste an. Beim Check in wird dem Gast zunächst einmal ein Willkommensgetränk angeboten und gefragt, ob er eine angenehme Anreise hatte. Anschließend werden die Daten des Meldescheins mit dem System abgeglichen. Ich gebe dem Gast noch Informationen wie z.B. Frühstückszeiten, Wellnessbereich, Öffnungszeiten Bistro Bar sowie W-LAN und Telefonie; dies ist bei uns inklusive.

    Der Kontakt mit den Gästen macht mir besonders Spaß, deshalb nehme ich mir viel Zeit beim Check in, damit sich der Gast von Anfang an wohl fühlt.

    Ist das schon alles?  Bei Weitem nicht! Mal zur Bank gehen, Pläne fürs Housekeeping erstellen, spezielle Wünsche von Gästen erfüllen… Auch Reklamationen gehören zu den Aufgaben der Rezeption. Wenn ein Gast unzufrieden ist, braucht man Fingerspitzengefühl und muss Verständnis zeigen. Man sollte die Beschwerde ernst nehmen und freundlich und bestimmt eine Lösung finden.

    Ihr seht also – jeder Tag ist anders und es warten immer neue Herausforderungen da jeder Gast individuell zufrieden gestellt werden will.

    Bis bald, Niklas