So kommt der Auftrag ins Unternehmen => Abteilung Auftragsannahme

Hallo ihr Lieben,

ich melde mich heute aus meiner neuen Abteilung zurück. Ich habe die letzten eineinhalb Monate in der Auftragsannahme verbracht.

  • Die Abteilung Auftragsannahme ist ein Eingangskanal für unsere Kunden. Das liegt aber nicht nur in der hier untergebrachten Telefonzentrale, sondern auch daran, dass alle Aufträge zuerst in diese Abteilung fließen. Es kommen internationale und nationale Aufträge überwiegend elektronisch via DFÜ (=Datenfernübertragung), aber auch telefonisch, per Email, per Fax durch den Kunden in die Auftragsannahme.

    Unsere Kunden befinden sich innerhalb unseres Leitgebiets. Ist unser Kunde Empfänger eines Auftrags betreiben wir Beschaffungslogistik. Wir beschaffen also die für die Produktion unseres Kunden notwendigen Güter. Ist unser Kunde Versender eines Auftrags betreiben wir Distributionslogistik, verteilen also dessen Güter an seine Kunden.

    Distributionsaufträge werden für den Nahverkehr erfasst, sodass diese Aufträge auf die Scanner der Nahverkehrsfahrer gesendet werden können. Beschaffungsaufträge werden bei Sendungen über 2,5 Tonnen beziehungsweise mehr als 8 Stellplätzen für den Fernverkehr erfasst. Der Fernverkehr holt diese Sendungen außerhalb des Leitgebiets ab und stellt diese direkt zu. In Einzelfällen bringt der Fernverkehr eine Sendung in unsere Umschlagshalle, wo sie nach dem Umschlag vom Nahverkehr zugestellt wird. Die Auftragsannahme ist immer so lange Ansprechpartner für die Kunden, bis die Güter tatsächlich abgeholt wurden.

    Die Aufgaben

     Die Kunden melden ihre Abholaufträge an, wobei sie immer Mindestangaben zur Sendung machen müssen (z.B. Empfängeradresse, Gewicht, ...). Taggleiche Abholungen im Sammelgut können bis vormittags angemeldet werden. Alle Abholaufträge, die danach ankommen, werden für den Folgetag erfasst. Es gibt Kunden, die regelmäßig so große Mengen versenden, dass sie Zugang zu einem Programm haben, in dem sie selbst ihre Sendungen erfassen können. Dies ist die zu Anfang genannte Datenfernübertragung, kurz DFÜ. Außerdem werden bei manchen Versendern und Empfängern Zeitfenster online gebucht sowie Ladezeiten telefonisch erfragt, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
    Da wir in Rheinhessen sehr viele Winzer im Leitgebiet haben, war mein Aufgabengebiet vor allem, deren Abholaufträge zu erfassen. Wichtige Details bei der Erfassung sind das Gewicht, die Stellplätze (=wie viel Raum die Sendung im LKW einnehmen wird, was wichtig zur Laderaumplanung der Disponenten ist), die Lade- und Entladezeiten und die Besonderheiten, wie eine Avisierung beim Empfänger, ob die Paletten getauscht werden sollen und ob es einen bestimmten Ansprechpartner vor Ort gibt. Aber auch die Beschaffungslogistik war Teil meines Aufgabenbereichs. Ich habe hier vor allem Aufträge erfasst, die der Gütervorholung eines Kunden dienten, der diese dann per See- und Luftweg weiterversendet hat.

    Teil der Auftragsannahme ist auch die Telefonzentrale, die ich meistens übernommen habe. Dabei werden Gespräche entgegengenommen und je nach Fragestellung an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Tatsächlich ist mir diese vermeintlich einfache Aufgabe zunächst schwerer gefallen als gedacht, weil ich doch noch nicht so den Überblick über alle Abteilungen und Zuständigkeitsbereiche der Mitarbeiter hatte. Vorteil ist, dass ich nun dafür einen viel besseren Überblick habe, wer für was zuständig ist.

    Fazit

    Ich finde an der Auftragsannahme kann man gut erkennen, wie vernetzt alle Abteilungen in einer Spedition miteinander sind. Gerade wenn hier etwas schief läuft, zieht sich das durch den ganzen Ablauf. Mir hat es sehr gut gefallen Teil der Abteilung zu sein und ein weiteres Bindeglied in der Logistikkette kennenzulernen. Auch hier konnte ich mir eigenständig mein Aufgabengebiet erarbeiten und weiteres Wissen über das Zusammenspiel der Abteilungen sammeln.

    Bis bald
    Jessica