Jessica

Kauffrau für Spedition und Logistikdienstleistung im 3. Ausbildungsjahr

Mein spannender Arbeitsalltag in der Abteilung Abrechung

Hallo ihr Lieben,

Ich berichte euch diesmal aus meiner neuen Abteilung, der Abrechnung. Aber zuerst zu meinem Foto: Wie ihr wisst bin ich Mama und manchmal gibt es Tage an denen meine Tochter mich morgens nicht gehen lassen möchte. In diesen Fällen gibt sie mir ein Kuscheltier mit, das ich dann immer mal wieder fotografiere und ihr dann später zeige. Für sie ist das, als wäre sie mit dabei gewesen und deshalb gibt es diesmal kein Bild von mir, sondern von Lila, dem Pferdchen.

  • So, nun zur Abteilung: Normalerweise, oder zumindest ging es mir so, stellt man sich bei „Abrechnung“ jede Menge Papier, grauen Arbeitsalltag und langweilige Zahlen vor. Ich bin bekehrt! Die Abteilung besteht aus der nationalen und der internationalen Abrechnung, sowie der Buchhaltung. Zuerst kam ich in die nationale Unternehmerabrechnung und hatte zwei Wochen Zeit mich einzufinden, bevor ich für die Kollegin die Urlaubsvertretung übernehmen sollte. Im Grunde habe ich also die Vergütungen für alle nationalen Transporte an die Unternehmer freigegeben. Nach der Freigabe der Nahverkehrsvergütungen habe ich die täglichen Rückstellungen gebildet. Die Rückstellung ist zurückgelegtes Geld, das außerhalb des regulären Verkehrs benötigt wird und am Ende des Monats aufgelöst, also ausgezahlt, wird. Für unseren Niederlassungsleiter erstellte ich täglich eine Übersicht über die Kostenverteilung des Nahverkehrs. Anschließend werden die eingereichten Ablieferbelege der Fernverkehrsunternehmer kontrolliert und gegebenenfalls deren Gutschriften freigegeben. Da wir feste Linien zu anderen DHL-Häusern fahren, die von immer denselben Unternehmern gefahren werden, können diese sogenannten Flottenunternehmer hierfür die Ablieferbelege direkt im System hochladen, um die Abrechnung anzustoßen.

    Nach dieser kurzen Einarbeitung so viel Verantwortung übertragen zu bekommen, war ein schönes Kompliment und die zweieinhalb Wochen als Urlaubsvertretung sind wie im Flug vergangen.

    Im zweiten Teil der Praxisphase war ich in der nationalen Kundenabrechnung. Dabei war mein Aufgabenbereich vor allem das Bearbeiten der sogenannten nachträglichen Liste. Hier werden alle Rechnungen abgefangen, die bevor sie zum Kunden gehen, nochmal nachbearbeitet werden müssen. Das ist zum Beispiel in der Winterzeit der Fall, wenn die Ware Thermohauben zum Kälteschutz benötigt. Wenn ein Kunde uns beauftragt, Ware für ihn abzuholen, kommt es hin und wieder vor, dass das Lager des Versenders nicht besetzt ist. Diese Fahrt nennt man Leerfahrt, weil unser LKW ohne Ware, also leer, wieder abrücken musste. Eine Leerfahrt wird ebenfalls anders abgerechnet, als eine reguläre Fahrt und die Rechnung muss deshalb manuell im System erstellt werden.

    Im letzten Teil der Praxisphase habe ich mir die internationale Abrechnung angeschaut. Wie auch im Export, so bearbeitet auch hier jede Sachbearbeiterin verschiedene Länder. Auch hier gibt es eine nachträgliche Liste, allerdings nicht nur für Kundenrechnungen, sondern auch für Partnerrechnungen. Zu Partnerrechnungen zählen auch Fahrten, die zum Teil von anderen DHL-Niederlassungen im Ausland gefahren wurden. Hier muss nachträglich kontrolliert werden, wer welchen Teil des Transports gutgeschrieben/in Rechnung gestellt bekommt.

    Fazit

    Ich habe hier definitiv viel gelernt und vor allem auch mein Steckenpferd gefunden. Die Aufgaben haben mir Spaß gemacht. Die ersten Tage habe ich mich noch gefühlt wie im Urwald, weil ich nicht verstehen konnte, wie die Sachbearbeiter aus der Zettelwirtschaft der Disponenten und Unternehmer, Nachschlagewerken und hunderten Emails überhaupt irgendwas rauslesen können. Nach und nach hat sich der Nebel dann gelichtet.

    Meine kleine ratternde Rechenmaschine, die jetzt verlassen an meinem Platz steht, fehlt mir jetzt schon.