Jessica

Kauffrau für Spedition und Logistikdienstleistung im 3. Ausbildungsjahr

Export: So bekommen unsere ausländischen Kunden ihre Ware

Lieber Leser,
in diesem Blog erzähle ich dir von meiner Zeit in der Export-Abteilung. Im Export bearbeitet jeder Disponent Exporte und Rückführungen der Kunden innerhalb unseres Leitgebiets für mindestens zwei Länder. Einzige Ausnahme ist der Disponent der Schweiz, der aufgrund der aufwendigen Zollabfertigung nur dieses Land betreut. Außerdem kümmern sich zwei Mitarbeiterinnen um den Kundenservice und mögliche Importe.

  • Mein Tagesablauf

    Der Disponent sortiert seine Aufträge nach Umfang und Gewicht sowie Zustellgebiet im ersten Schritt. Daraus ergeben sich mögliche Fahrten aus Teilpartien, deren Entladestellen eine schlüssige Route ergeben, oder Komplettpartien, die keine Zuladung mehr brauchen.
    Da wir keinen eigenen Fuhrpark haben, sondern sämtliche Fahrten von Subunternehmern übernommen werden, gilt es im zweiten Schritt Unternehmer für die Frachten zu finden. Die meisten Disponenten haben einen festen Unternehmerstamm, die sie im Laufe des Vormittags kontaktieren und die Frachten anbieten. Schwierig wird es, für kleine Teilpartien in eher abgelegene Regionen einen Unternehmer zu finden. Hier wird oft eine Frachtenbörse genutzt. Dort kann man seine Fracht anbieten und wird dann von möglichen Interessenten kontaktiert.
    Sammelgut, also Sendungen, die zu klein sind, um als Teilpartie versendet zu werden (meistens ein bis zwei Paletten und unter einer Tonne Gewicht), wird aus allen Niederlassungen in eine Gateway-Niederlassung gebracht und dann von dort aus in das Bestimmungsland verladen. Für Groß-Britannien wird das Sammelgut zum Beispiel in der Niederlassung Würselen gesammelt. 
    Sind alle Frachten an Unternehmer vergeben, werden die Aufträge erfasst und mit den Unternehmern im System verbunden. Dadurch entstehen die Transportaufträge, auf denen alle wichtigen Daten festgehalten werden. Wichtige Papiere, wie Lieferscheine, Informationen über mögliches Gefahrengut, IMO-Erklärungen und CMR sind dem Fahrer mitzugeben.
    Eine IMO (International Maritime Organization) ist ein Begleitpapier für Seefrachtsendungen mit Gefahrengut, CMR (Internationale Vereinbarung über Beförderungsverträge auf Straßen) ist ein Vertrag über internationale Transporte auf dem Landtransportweg und ist europaweit gültig. Wenn der Fahrer alle Papiere hat, kann er beginnen zu laden. Dafür wird ein Bordero erstellt. Dieses gleicht einer Ladeliste und wird immer benötigt, wenn mehrere Sendungen von verschiedenen Absendern für einen oder mehr Empfänger geladen werden. Anschließend wird der Transportauftrag nochmal im System geprüft und für die Abrechnung abgefertigt. Sobald die Fracht beim Empfänger angekommen ist, wird die Sendung im System als zugestellt abgemeldet.


    Zusätzliche Aufgaben

    Der Disponent der Schweiz muss einen großen Anteil seiner Arbeitszeit auf die Zollabwicklung verwenden. Unionsware, also Ware, die vollständig im Zollgebiet der EU hergestellt wurde, gilt beim Verlassen der EU ab Grenzübertritt als Nichtunionsware. Sie kann aber mit Hilfe des T2-Verfahrens trotzdem in den zollrechtlich freien Verkehr überlassen werden. Dafür werden die Sendungen im System erfasst und an die Internetanwendung  ATLAS (= Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem) geschickt. Bei ATLAS handelt es sich also um eine Softwarelösung für elektronische Ausfuhranmeldungen. Die zuständigen Zollstellen werden vom System über die Ausfuhr informiert, der Fahrer erhält das T2-Dokument und die Ware geht in den zollrechtlich freien Verkehr über.

    Die Sammelgutlisten werden ebenfalls in unserem System verwaltet, damit auch die Lagermitarbeiter wissen, welche Sendungen Relationsverladungen sind.
    Da ein wichtiger Kunde oft mehrere kleine Teilpartien für verschiedene Länder in Auftrag gibt, haben wir einen Shuttle-LKW im Einsatz, der diese Partien in unser Lager bringt. Für den Shuttlefahrer und den Kunden wird täglich eine Liste erstellt, welche Sendungen dem Shuttle mitgegeben werden sollen.

    Damit die Disponenten den Laderaum einschätzen können, ist es wichtig die Anzahl der benötigten Stellplätze zu kennen. Deshalb ist oft der Gang in die Halle notwendig, um  Sendungen nachzumessen, bei denen die Lademeter nicht angegeben wurden oder man aus Erfahrung weiß, dass die Angaben nicht immer ganz den tatsächlichen Maßen entsprechen, weil zum Beispiel die Paletten überbaut sind oder es sich nicht um Europaletten handelt.
    Bei einigen Empfängern muss ein Zeitfenster zur Lieferung eingebucht werden, dies wird telefonisch oder per Email gemacht. Das Zeitfenster sowie die vom Empfänger mitgeteilte Buchungsreferenz muss dann dem Unternehmer mitgeteilt werden, damit dieser sich bei seiner Ankunft anmelden kann.

     

    Mein Fazit

    Was für eine spannende Abteilung! Hier sieht man, wie aufwendig und vielfältig die Tätigkeit eines Disponenten ist. In der Disposition ist man vor allem Lösungssucher, Problemlöser und manchmal sogar Streitschlichter. Das Vermitteln zwischen Lager, Unternehmern, Kunden und Empfängern, der gesamten Logistikkette also, ist Basis um erfolgreich Ladung von A nach B zu bekommen. Was auf dem Papier so einfach aussieht wie „Ich bestelle mir als französischer Getränkehersteller Zusatzstoffe von einem deutschen Produzenten“, ist für den Disponenten das Zusammensetzen der einzelnen Glieder damit überhaupt eine Kette entstehen kann. Interessant zu sehen ist auch, wie unterschiedlich die verschiedenen Länder zu disponieren sind, welche Besonderheiten es gibt und wie jeder Disponent auf seine eigene Art seine Länder betreut.

    Bis bald
    Eure Jessica