Von Booklets und Reisunterlagen

Hallo an alle Durchstarter,
seit meinem letzten Eintrag ist viel passiert.
Für unsere interne Weihnachtsfeier haben wir einen wirklich vielversprechenden Film gedreht. Da es aber noch geheim ist und ich nicht ausschließen kann, dass meine Kollegen diesen Eintrag hier auch lesen, werde ich euch in einem späteren Eintrag davon erzählen. Aber so viel kann ich schon mal verraten: Es wird der beste James Bond Film der je gedreht wurde ;) :D...

  • Mittlerweile habe ich die Abteilung gewechselt und bin nun im Dokumentenversand gelandet. Ich weiß, dass das jetzt erstmal langweilig klingt. Genau dasselbe habe ich mir auch gedacht, aber es ist wichtiger als ihr euch vielleicht jetzt denkt und ich werde versuchen euch es ein wenig schmackhaft zu machen.

    Es werden hier, wie es der Name schon sagt, Dokumente versendet. Aber nicht irgendwelche, sondern die Reiseunterlagen die unsere Kunden erhalten. Dies ist eine wichtige Aufgabe, da die Kunden ansonsten keinen Schimmer hätten in welche Hotels Sie kommen oder auch wann und von wo sie fliegen sollen. Diese Reisen müssen auch alle vorbereitet werden.
    Damit die Kunden pünktlich ihre Unterlagen bekommen, muss alles gut getimt sein. Wir müssen uns hier mit vielen Abteilungen absprechen, sowohl mit dem Vertrieb, der uns die Hotellisten von den Agenturen besorgt, dem  Einkauf der die Flugtickets erstellt und uns zukommen lassen, als auch mit dem Kundencenter das uns eventuelle Sonderwünsche der Kunden mitteilt. Wenn alle Unterlagen dann beisammen sind, können die Reisen verpackt werden. Da wir die Reisen nicht nur bei uns anbieten, sondern auch bei unseren Partnern (Aldi, Tchibo und unserer Tochter FOX Tours) haben wir verschiedene Anschreiben und auch unterschiedliche Papier-Vordrucke. Das muss beim Drucken der Unterlagen auf jeden Fall beachtet werden, da sich die Kunden ansonsten beschweren können. Und dann wird es tatsächlich so wie man sich das vorstellt: Dokumente falten, einpacken und anschließend zukleben.
    Da jeder Kunde bei seiner Buchung automatisch eine Buchungsnummer zugewiesen bekommt, müssen diese beim Verpacken im System nachgeschaut werden und nach dem Versand muss dokumentiert werden, dass die Unterlagen verschickt wurden. Sollten trotz guter Vorbereitung Unterlagen wie z.B das Booklet (hier sind die Kofferanhänger und Zug zum Flug Tickets enthalten) fehlen, werden diese vorbereitet und in eine Kiste gelegt in die alle Vorfälle kommen, manchmal kann es auch sein, dass ein Kunde noch nicht bezahlt hat.

    Zu meinen weiteren Aufgaben gehören unter anderem die Booklets nach Datum und 3-Letter-Code (dieser gibt an wohin es geht) zu sortieren und Flugtickets den richtigen Reisen zuzuordnen.

    Wie ihr seht, gibt es auch hier wieder viel zu erledigen und es wird auch echt nicht langweilig, da man jeden Tag etwas Neues erlebt. Das alles im Detail zu berichten, würde den Rahmen sprengen.
    Am vorletzten Tag ging ich noch auf eine spannende Dienstreise nach Mainz, aber dazu beim nächsten mal mehr.

    Wenn ihr wissen wollt, wie es weiter geht dann bleibt dran und schaltet beim nächsten Mal wieder ein.

    Euer Florian